El Programa de voluntarios del MAPR tiene como objetivo crear lazos de unión y buena voluntad entre el Museo, la comunidad puertorriqueña y el público visitante en general. Así mismo, es el responsable de identificar, adiestrar y evaluar las personas, quienes libre y voluntariamente, deciden ofrecer su tiempo para orientar, facilitar y fortalecer la experiencia del visitante al Museo.
El Programa de voluntarios cuenta con un equipo de ciudadanos de la comunidad, profesionales activos y retirados de todas las especialidades, que brindan sus servicios en diversas facetas educativas, culturales y administrativas de la institución de una manera voluntaria y desinteresada.
Debido a que el voluntario es por lo general el primer contacto del visitante en el Museo, éstos tienen la responsabilidad de garantizar y promover la imagen profesional del MAPR, el cual deposita su confianza en los voluntarios y comparte con ellos su prestigio así como sus responsabilidades.
Los voluntarios se dividen en tres grupos: docentes, anfitriones y auxiliares administrativos.
Para asegurar que la misión del Museo se cumple de manera efectiva se ha desarrollado un Código, el cual aplica a todos los voluntarios y constituye la base de la evaluación de su desempeño.
Para información sobre el Programa de voluntarios, comuníquese al 787-977-6277 ext. 2261.
Requisitos para ser voluntario
Los voluntarios deben:
- Ser socios del Museo y mantener al día el pago de la membresía.
- Completar y aprobar un programa de adiestramiento antes de comenzar su servicio. El costo del programa de adiestramiento es $100.00 por persona para cubrir el costo de materiales.
- Los candidatos para ser docente están obligados a tomar clases de educación contínua, específicamente diseñadas para la preparación de los docentes. (No existe costo adicional por estas clases.)
- Además de aprobar el adiestramiento básico, se espera que los docentes asistan a las clases y recorridos ofrecidos por los curadores y artistas invitados.
Tipos y requisitos de servicio
Los voluntarios pueden ofrecer sus servicios como voluntario auxiliar o como docente, llevando a cabo recorridos por el Museo. Los voluntarios auxiliares pueden seleccionar su área de trabajo preferida, lo cual estará sujeto a la aprobación de los Directores del Museo junto a la Coordinadora de voluntarios.
Para mantener el status de voluntario activo, se espera que los mismos cumplan con un compromiso de cien (100) horas de trabajo al año.
Para cumplir con dicho requisito, deben someter a la Coordinadora de voluntarios un calendario de asistencia cada trimestre. Las fechas límite para entregar el calendario individual de asistencia son:
- 15 de diciembre para el primer trimestre (enero a marzo);
- 15 de marzo para el segundo trimestre (abril a junio);
- 15 de junio para el tercer trimestre (julio a septiembre);
- 15 de septiembre para el último trimestre (octubre a diciembre)
Si la fecha límite cae en un fin de semana o día de fiesta, el calendario deberá entregarse el próximo día laborable.
Una vez se han escogido los días y las horas de trabajo, se espera que cada voluntario cumplirá con su itinerario y con sus deberes cabalmente.
Normas de trabajo
Al presentarse a trabajar en el MAPR, los voluntarios deberán:
- Firmar, al entrar al Museo, la hoja de asistencia localizada en el mostrador de la oficina del Programa Museo y la comunidad.
- Llegar al Centro de Información con quince (15) minutos de antelación a la hora programada para un recorrido (Docentes).
- Llegar a su lugar de trabajo a la hora acordada con el supervisor del departamento (Voluntarios auxiliares).
- Portar su tarjeta de identificación en todo momento mientras está en el Museo en su carácter oficial.
- El uso de su tarjeta de identificación de voluntario durante visitas personales al Museo (en las galerías, para los conciertos o para programas en el teatro) está estrictamente prohibido.
- La tarjeta de identificación de voluntario no le da la potestad de actuar como portavoz del Museo con los medios de comunicación, a no ser que personal gerencial le haya pedido su cooperación y haya recibido la información adecuada. Referirán cualquier solicitud de los medios a la Oficina de Mercadeo y Asuntos Externos ubicada en el quinto piso.
- Vestir según el Código de Vestimenta (vea abajo).
- Informar a su supervisor cuando vaya a salir del área de trabajo, aunque sea por un período breve.
- Completar, al terminar su trabajo del día, el Registro de horas trabajadas localizado en la Sala de voluntarios, anotando bajo su nombre las horas trabajadas, el departamento, y las tareas ejecutadas. Además, los docentes deben llenar la hoja “Informe de la visita guiada” y dejarlo en la oficina de Programa de Museo y comunidad o en el Centro de información si es una visita nocturna o fin de semana.
- De encontrar la Sala cerrada de noche o en los fines de semana, deberá pedir al oficial de seguridad de turno que le abra la misma para anotar sus horas o hacer uso de la sala.
- Las horas en el Registro se contabilizan al final de cada mes para propósitos de evaluación. De olvidar anotar las mismas, deberá hacerlo a la mayor brevedad posible para evitar problemas a fin de mes.
- Es la responsabilidad de cada voluntario mantener su propio record de asistencia. Es la única manera de comprobar que ha cumplido con sus horas de servicio para mantenerse como un voluntario activo.
- De tener algún accidente en su horario de trabajo deberá reportarlo de inmediato al Oficial de Seguridad de turno aún cuando sea leve.
Normas de asistencia
Horas trabajadas se define como, “Las horas durante las cuales el voluntario está realizando tareas asignadas por el Museo.” Ni la hora de almuerzo ni otros períodos utilizados para socializar cuentan como “horas trabajadas” y no deben ser incluidas en el Registro de horas trabajadas.
- Si por alguna razón de peso (enfermedad, emergencia familiar, viaje) un voluntario auxiliar tiene que ausentarse el día o días que le corresponde trabajar, deberá comunicarse con la Coordinadora de voluntarios, la Coordinadora del calendario (ext.2261, ext.2230) o con el supervisor del área de trabajo.
El Museo cuenta con los servicios de sus voluntarios. Ausentarse sin aviso previo, puede causar una interrupción seria en los servicios del Museo.
- Si un docente necesita ausentarse un día deberá:
- Conseguir un sustituto.
- Informar a la oficina del cambio.
- Proveer la información necesaria sobre el recorrido al sustituto (grupo, interés, hora).
- Si no logra conseguir un sustituto, llamará a la oficina e informará sobre las personas no disponibles para evitar la duplicación de esfuerzos.
El voluntario que se ausente por dos o tres meses sin causa justificada, (como por ejemplo: una enfermedad prolongada) recibirá una llamada telefónica para determinar su interés en continuar o no en el Programa. Si el MAPR no recibe contestación, se procederá a eliminar su nombre de la lista de los voluntarios activos.
- No es costo efectivo para el Museo mantener como activos a voluntarios que sólo vienen esporádicamente. Si desea reactivarse deberá solicitarlo por escrito a la Coordinadora de voluntarios.
- Los voluntarios que se ausenten de forma prolongada no participarán de beneficios como clases de educación continua, visitas a otras instituciones, uso del estacionamiento, invitaciones a fiestas u otras actividades.
Código de vestimenta
Docente: Es muy importante al ofrecer recorridos, el docente esté acicalado y vestido apropiadamente, ya que no debe olvidar que es un representante oficial del Museo.
- Vestido apropiado para damas: traje-pantalón o falda y chaqueta en colores sólidos neutrales. Caqui o azul marino o una combinación de estos colores siempre es apropiado. Se recomienda el uso de zapatos cerrados y de tacón bajo.
- Vestido inapropiado para damas incluye: mahones, ropa deportiva o muy casual; sandalias playeras, vestido de fiesta, escotes pronunciados, faldas o pantalones excesivamente cortos o ajustados, maquillaje exagerado, uñas muy largas y decoradas, joyería llamativa, etc.
- Vestimenta apropiada para los caballeros: chaqueta y corbata en caqui, azul marino o colores similares.
Voluntarios auxiliares: Los voluntarios que llevan a cabo funciones administrativas deben recordar que ellos, también, representan el Museo.
- Se promueve el uso de ropa cómoda, similar a lo que se requiere para los docentes.
- Para los hombres no es necesario el uso de chaqueta y corbata. No se permite calzado deportivo (tenis) a no ser que esté trabajando en mantenimiento, en el jardín o con los preparadores.
Ujieres del Teatro y los que trabajan en eventos especiales vestirán con traje-pantalón o falda y chaqueta negra y blusa blanca (señoras) y con chaqueta y corbata los señores.
Sala de voluntarios y otras oficinas
La Sala de voluntarios en el primer piso es un área de trabajo. Sin embargo, puede utilizarse como área de descanso.
- Los voluntarios son responsables de leer los anuncios en los tablones de edictos en la Sala, mantenerla recogida y de llevar consigo todas sus pertenencias al terminar su horario de trabajo. Esta sala no debe convertirse en un depósito de materiales personales.
La oficina del Programa Museo y comunidad, que incluye al Programa de voluntarios, queda contigua a la Sala de voluntarios. La Coordinadora de voluntarios está allí para servirles. Sin embargo, sólo podrá ser visitada cuando no esté ocupada o reunida.
- El área de la oficina, así como las demás oficinas del Departamento de Educación, es una de trabajo. Solicitamos que las interrupciones sean mínimas.
- Los cubículos de los empleados son espacios privados. Ningún voluntario debe usar dicho espacio, ni el equipo de oficina, sin debido permiso de su ocupante.
No se permite la entrada de los voluntarios en áreas restringidas a los empleados. Como por ejemplo: Seguridad, Departamento de conservación, Oficinas administrativas o Registraduría, a no ser que esté trabajando allí. Tampoco se puede entrar a las galerías durante el montaje de exhibiciones. La violación de esta norma puede tener consecuencias serias.
Estacionamiento
El permiso para estacionar en el Museo lo concede la administradora y es uno de los beneficios que honra el MAPR. El estacionamiento le pertenece al Banco Gubernamental y tenemos un número limitado de plazas disponibles. En ocasiones no encontrarán espacio.
En ocasiones se les permitirá estacionar en el boulevard al lado del estacionamiento. Deberán mostrar su identificación al guardia para que remueva la barrera y puedan acceder el área. La Coordinadora de voluntarios mantiene al día la lista de voluntarios y remueve de la misma a aquellos voluntarios que se ausentan por períodos prolongados.